Proceso de Carga Masiva de Registros

El alta masiva nos permitirá agregar nuevos registros a la tabla de forma fácil y rápida a través de una planilla de cálculo con la información.

Para realizar el alta masiva de registros de un proceso, debemos ir a Administración > Procesos > Gestor de procesos:

Buscamos el proceso para el cual queremos realizar el alta masiva, y hacemos clic en el siguiente icono:

Luego, el menú lateral que se abre, hacemos clic en "Registros" y luego en "Proceso de carga masiva":

La pantalla nos ofrece las siguientes opciones, que serán detalladas paso a paso a continuación:

Copias de seguridad:

Aquí podremos gestionar el "back-up" de la tabla antes de iniciar con nuestra carga masiva.

• Back-up tabla: si presionamos en el ícono de la flecha vamos a generar el back-up o copia de la tabla en la que estamos trabajando, para tener un respaldo n caso de cometer un error al momento de realizar el alta masiva.

• Restituir back-up: esta opción estará disponible solo si anteriormente realizamos el back-up de la tabla. Si el icono que nos muestra es una X, quiere decir que no podemos restituir el back-up porque no lo habíamos realizado. Por el contrario, si tenemos back-up realizado, podremos restituirlo, quedando los registros exactamente como se encontraban en ese momento. Tener en cuenta que al realizar esta acción estaríamos deshaciendo las altas masivas en las que hayamos trabajado posteriormente así como también los cambios en registros productivos que haya podido hacer algún usuario luego del back-up.

La realización de back-up no es obligatoria para realizar el alta masiva, pero es recomendable hacerlo.

Operación de datos:

Aquí es donde vamos a realizar el alta masiva de los nuevos datos.
Presionando el ícono correspondiente vamos a ir a la siguiente pantalla:

Como vemos en la imagen anterior, contamos con un botón que nos va a permitir descargar la plantilla para realizar el alta masiva para este proceso.
Una vez descargada, al abrirla vamos a ver lo siguiente:

Cada columna representa un campo que puede ser:

• De auditoría del sistema: si es un campo que no vemos en la estructura del proceso a través de la administración de procesos de iWeb, es un campo de auditoría que agrega el sistema.
  No será necesario completar estos campos, pero se debe tener en cuenta que quedará esa información "incompleta" en el sistema. Por ejemplo, usuario de alta o fecha de alta. Para el caso del id, si no se completa será asignado automáticamente.

• De la estructura del proceso: son los campos que están detallados en la estructura del proceso en iWeb. Tener en cuenta que en la planilla también aparecerán los campos indicados como "no visibles", que existen en la estructura pero al momento de generar un nuevo registro a través del sistema no se ven.

En ambos casos en la plantilla tendremos una ayuda de cómo debemos completar el campo, ya sea el tipo de dato, el formato y/o las opciones admitidas.
Por ejemplo, una fecha se completa con el siguiente formato:

Un campo de listado de valores se completa con el valor de un campo de una tabla maestra, por ejemplo:

Entonces lo que debemos hacer es completar cada fila con todos los datos de un registro. Por ejemplo:

Es importante recordar que:

• El formato del archivo debe ser csv, que es el que tiene la plantilla que descargamos.

• No debemos borrar ninguna columna del archivo. Podemos dejarla vacía si no queremos completar ese dato.

• No es necesario completar todos los campos, pero los que dejemos vacíos se verán vacíos en el sistema.

• No es necesario completar los datos de auditoría, pero si los dejamos vacíos no sabremos fecha y usuario de alta, fecha y usuario que completó cada parte, etc.

• Los campos marcados con * son obligatorios al hacer la carga de un registro en el sistema desde el formulario, aunque no serán obligatorios en el alta masiva.

Una vez que tenemos el archivo completo con todos los registros que vamos a dar de alta, lo vamos a seleccionar:

Y tenemos dos opciones:

• Alta de archivo: el archivo que seleccionamos no incluye una primera fila con los títulos.

• Alta de archivo con títulos: la primera fila del archivo seleccionado son los títulos, por lo cual esa fila no se tomará como un registro.

Si el alta del archivo seleccionado es correcta, se mostrarán todos los datos ingresados por pantalla:

Si hubiera algún registro con errores, la fila se marcará en color rojo y en la última columna, Detalle validación, nos indicará el o los errores detectados. Por ejemplo:

• ID duplicado: se indicó en la columna ID un número de registro que ya existe en el sistema.

• Error en dato asociado a lista de valores: el dato indicado no existe en la tabla maestra/proceso asociado a ese campo. Para estos casos, en la parte superior de la pantalla vamos a tener una ayuda de qué datos "faltan" en cada tabla maestra. Deberíamos analizar si es un dato que debemos agregar en la tabla maestra asociada o bien corregir el archivo y volver a darlo de alta.

• Error en opción de radio, lista de valores o check: en estos campos siempre se debe indicar un valor. En caso de no querer completarlo, al igual que sucede cuando se da de alta un registro desde el formulario, se deberá indicar la primera opción para todos los registros.

Ejemplo de un registro con errores:

Las opciones al detectar errores son:

• Corregir el archivo, utilizar la opción de "Borrar temporarios" y volver a dar de alta el archivo:

• Borrar las filas con error a través del ícono de la columna Borrar:

• Si se realiza alguna modificación/alta de registros en una tabla maestra o estructura del proceso que haga que los datos del archivo sean correctos, utilizar la opción de "Volver a validar datos" para que lo tome como correcto:

Una vez que todos los registros son correctos podremos presionar el botón "Confirmar ingreso" para que los datos que estábamos viendo por pantalla queden ingresados definitivamente en la tabla productiva

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Operación de adjuntos:

Esta opción estará disponible cuando el proceso cuente con la posibilidad de adjuntar archivos. Además, deben existir los registros en el sistema para poder asociar su archivo correspondiente.

• Adjuntos: nos llevará a la pantalla donde vamos a realizar el alta de los archivos adjuntos, la cual se realiza a través de un archivo comprimido .zip que contendrá todos los archivos con un nombre específico para poder realizar la asociación. El detalle y puntos a tener en cuenta están listados en la pantalla.

• Rollback adjuntos: nos permitirá "deshacer" el alta masiva de adjuntos que hemos realizado sobre este proceso.

Restauración datos:

ADVERTENCIA: Las siguientes acciones son irreversibles, y su uso sin el conocimiento de la información que se está manipulando puede generar una pérdida no deseada de información.

A diferencia del back-up nos va a permitir "deshacer" el alta sin afectar las modificaciones que se pudieran haber realizado a través del site luego del alta masiva.

• Borrar tabla en producción: se borrará la tabla productiva por completo. Se podría utilizar en caso de haber dado de alta registros de prueba, o volver a realizar el alta masiva descartando todos los datos existentes en la tabla.
  ADVERTENCIA: No utilizar esta opción para procesos que ya se hayan estado utilizando antes del alta masiva que estamos realizando, ya que borrará también todos los registros anteriores.